受付事務と言えば、会社の顔となる重要な役割。
普通の事務職以上に接客スキルが磨かれるお仕事です。
事務員志望だけどパソコン作業ばかりではなく人と接する仕事もしたいという女性には、とても魅力的なお仕事。
一方受付事務の仕事って、外から見ると窓口に座っているだけでいまいち分かりませんよね。
そんな受付事務の仕事を解説します。
受付事務の仕事内容はどんなもの？
受付事務の主な仕事は、訪れるお客様を各部署や目的地に円滑に案内することです。
お客様と一番最初にコミュニケーションを取るのが受付事務の仕事ですから、失礼のないビジネスマナーを身に着けていることが必要となります。
お客様をもてなすためのお茶出し、お客様との打ち合わせのための資料準備などを任されることもあります。
しかし受付事務の仕事はどんな会社で働くかによってかなりまちまち。
受付のみを任される場合もあれば、掃除など雑用係を兼務していることもあります。
人手不足の会社ならば、お客様の勧誘から資料作り、社長の秘書、各種手続き書類の提出など様々な事務作業を受付事務と同時並行して進めていく必要があることも。
受付事務は臨機応変な対応が求められる職業なのです。
受付事務はどんな業界で募集しているの？
受付事務を募集している業界は幅広く、普通の会社の窓口だけでなく、百貨店・デパート、学習塾、スポーツクラブ、テーマパーク、弁護士事務所・税理士事務所など多岐にわたります。
職場によっては「受付事務」という名称を使っていない求人もあります。
例えば病院の窓口を担当する受付事務は「医療事務」という名前で呼ばれていますし、大学、学校での問い合わせ窓口を担当する職員を募集する際は「大学事務」「学校事務」の名称が使われています。
どんな業界で働くかによって、任される仕事や必要とされる知識、能力が変わってきます。
受付事務職を希望するとき、「こんな業界で働きたい」という具体的なイメージや志望動機を持っておくとよい自己PRにつながるでしょう。
受付事務の仕事は座っているだけだからラクチン？
受付事務の仕事内容でみたように、受付事務の仕事は受付のみを担当するわけではない場合が多々あります。
受付事務は外から見れば、座っているだけの楽な仕事に思えるかもしれません。
しかし実際は一般事務、秘書を兼ねている場合があることを想定しておきましょう。
もしかすると企業の事務を一人で担当しなければならない、忙しい職場の可能性もあります。正社員の場合は、部署移動などもありえます。
もし受付のみを担当したいのなら、受付事務の仕事に応募する際に内容をちゃんと確認してください。
もちろん受付のみの仕事だとしても、会社の窓口として仕事をする受付事務は決して簡単ではありません。
弁護士事務所での受付では、お客様から専門的な質問を受けるかもしれません。
専門的な質問のすべてに受付が答える必要はありませんが、専門家への取次ぎをスムーズに行うためにもある程度法律に関する知識は持っていたいものです。
またデパートの受付ではお客様の質問に迅速的確にこたえるために、扱っている商品に関する詳しい知識を暗記している必要があります。
仮に案内した先のフロアにお目当ての商品がなかったとしたら、お客様は無駄足を踏んだことに怒ってしまうでしょう。
二度とデパートに来てくれないかもしれないのです。
受付にはクレームを言いに来たお客様も来るかもしれません。
不機嫌な来訪者をうまく扱うという難しい課題もあります。受付事務は高い接客スキルが求められる仕事なのです。
受付事務に必要なスキル・資格ってどんなもの？
受付事務に共通している仕事と言えば、お客様対応です。
高いビジネスマナーが求められることから、秘書検定の資格を持っていると評価されることがあります。
また受付の空き時間に書類の作成など一般事務を任されることも多いので、パソコンスキルは他の事務職と同様に必須です。
そのためマイクロソフトオフィススペシャリスト（MOS）の資格を取得しておくのもよいでしょう。
受付事務の仕事内容は、どんな職場で働くかによってかなり違うため希望の職場に合った資格を取っておくと心強いです。
例えば外国の訪問者が多いオフィスの受付ならTOEICや英検など外国語の資格、病院の受付なら医療事務の資格があると自己PRにつながりますね。
しかし受付事務に本当に必要なのは資格というより、どんな場合にも臨機応変に立ち回れる機転の良さや冷静さ、そしてお客様のお役に立ちたいと考える高いホスピタリティ精神といえるでしょう。
そのため今まで接客業についていた人にとっては、それまでの接客スキルを存分にアピール（イレギュラーな事態が起きたとき、どう対応していたか、クレーム処理はどのように行っていたか）してくださいね。
未経験OKの受付事務求人が多い転職エージェント３選
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リクナビネクスト
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受付事務は未経験からでも始めやすいお仕事！接客のプロを目指そう
受付事務は未経験から始めやすい事務職と言えます。
とはいえ座ってニコニコしていればよいという仕事ではなく、様々なお客様を的確にご案内していかなければならない難しさがあります。
会社によっては会社の雑務を一手に引き受け、秘書としての役割を求められることもあります。
しかし、その分外面、内面のビジネススキルがどんどん磨かれていく魅力的なお仕事。
受付事務を極めれば接客のプロとなることができるでしょう。
意欲的に仕事に取り組んで、素敵なオフィスレディを目指してください。
